Как компании организуют корпоратив без ресторана

Питание на своей площадке для корпоратива и рабочей встречи

Не всякое корпоративное мероприятие уместно проводить в ресторане. Открытие цеха, день рождения компании в собственном офисе, выездная стратегическая сессия на базе отдыха, встреча с партнёрами в переговорной — во всех этих случаях площадка уже есть, а кухни на ней нет.

Задача решается выездным питанием. Подрядчик привозит готовые блюда, при необходимости — посуду, текстиль, оборудование и персонал. Компания при этом не арендует зал, не подстраивается под чужое расписание и не везёт сотрудников через весь город.

Что выбирают под какой повод

Для рабочей встречи и совещания обычно берут кофе-брейк или доставку блюд: пятнадцать минут, кофе, выпечка, фрукты — и дальше по программе. Для корпоратива и дня рождения компании чаще фуршет: гости перемещаются и общаются, а не сидят по местам. Банкет с рассадкой и сменой блюд оставляют на юбилеи и торжественные даты.

Отдельная история — выезд за город. Барбекю и выездной бар заказывают на базы отдыха и загородные площадки, и там логистика важнее меню: нужна зона под мангал, вода, электричество и понятный подъезд для машины.

Деньги

Считают на человека. Доставка угощения — от 600 ₽ на гостя, обслуживание с персоналом — от 1 200 ₽, готовое меню из каталога — от 2 000 ₽ со скидкой до 30%. Минимальная сумма заказа зависит от подрядчика и начинается от 3 000 ₽.

Для юрлиц отдельно уточняются документы и способ оплаты: часть подрядчиков работает по безналу с закрывающими, часть принимает только карту. Это стоит выяснить до, а не после.

Что уточняют юрлица

Компании выбирают подрядчика не только по меню. Обычно проверяют три вещи.

Форма оплаты. Часть подрядчиков работает по безналу с закрывающими документами, часть принимает только карту. Для бухгалтерии это принципиально, и выяснять надо до, а не после.

Сроки согласования. Внутри компании смета может проходить несколько согласований, и если подрядчик держит цену только сутки, вы просто не успеете.

Ответственность. Кто отвечает, если еду привезли позже назначенного или состав меню отличается от согласованного. Это записывается в договор, а не проговаривается устно.

Сколько персонала нужно

Норма зависит от формата. На фуршете официантов требуется меньше — гости берут закуски сами, задача персонала следить за столом и напитками. На банкете с рассадкой и сменой блюд людей нужно заметно больше, и это одна из главных причин, по которой банкет дороже.

В смете стоит смотреть не только на число официантов, но и на оплаченные часы. Мероприятие затянулось — либо доплата, либо персонал уезжает по расписанию.

Как проходит сам заказ

Порядок обычно такой. Вы описываете мероприятие: повод, число гостей, дату, адрес и бюджет. Получаете сметы и сравниваете, что входит в цену. Согласуете финальное меню и подписываете договор или счёт. Подтверждаете число гостей в оговорённый срок. В день мероприятия подрядчик приезжает заранее, накрывает и работает оговорённое время.

Оплатить можно картой онлайн, по QR-коду или курьеру через мобильный терминал. Минимальная сумма заказа зависит от подрядчика и начинается от 3 000 ₽.

Как собрать несколько смет за один вечер

Классический способ — обзвонить компании и каждой пересказать одно и то же. Способ побыстрее — оставить одну заявку в агрегаторе: сервис CaterMe рассылает её нескольким подрядчикам и присылает до семи предложений с ценой и составом меню примерно за полчаса.

Дальше работает обычная логика закупки: сравниваете, что входит в цену, кто отвечает за уборку, сколько часов оплачено персоналу и что будет, если гостей придёт больше. Меню в этом списке — не первый вопрос.